SISTEMA CONTABLE Y PRECESO CONTABLE

Sistema de contabilidad es una estructura organizada mediante la cual se recogen las informaciones de una empresa como resultado de sus operaciones, valiéndose de recursos como formularios, reportes, libros etc. y que presentados a la gerencia le permitiran a la misma tomar decisiones financieras.

Un sistema de contabilidad no es mas que normas, pautas, procedimientos etc. para controlar las operaciones y suministrar información financiera de una empresa, por medio de la organización, clasificación y cuantificación de las informaciones administrativas y financieras que se nos suministre.

Para que un sistema de contabilidad funcione eficientemente es preciso que su estructura-configuración cumpla con los objetivos trazados. Esta red de procedimientos debe estar tan intimamente ligada que integre de tal manera el esquema gral de la empresa que pueda ser posible realizar cualquier actividad importante de la misma.

PROCESO CONTABLE

El ejercicio económico es cada uno de los períodos contables en el que se divide la vida de la empresa.

Generalmente la contabilidad financiera, ese período es anual y en el caso de España suele ir de 1 de enero a 31 de diciembre, lo cual no impide que se tomen períodos de tiempo más pequeños si la empresa así lo necesita u otras fechas diferentes si la empresa así lo requiere.

Las etapas son:

• Al inicio del ejercicio:

Comprobantes: Documentos mercatiles

Libro de Inventarios y Cuentas Anuales—Balancee Inicial e Inventario Inicial

Libro Diario—Asiento de Apertura

Libro Mayor—Apertura de Cuentas

• Durante el ejercicio:

Libro de Inventarios y Cuentas Anuales—Pasar el Balance de Sumas y Saldos, al menos, una vez cada trimestre.

Libro Diario—Asientos de Gestión

Libro Mayor—Pasar los asientos de gestión del Diario

• Al cierre del ejercicio:

Libro de Inventarios y Cuentas Anuales—Inventario Extracontable y Cuentas Anuales

Libro Diario—Asientos de Periodificación, Regulación y Cierre

Libro Mayor—Pasar los asientos de periodificación, regulación y cierre. Se cierran automáticamente los mayores

LA CONTABILIDAD AL INICIO DEL EJERCICIO

LOS INVENTARIOS

Estado contable estático, es el que representa cuantitativa y cualitativamente los elementos del patrimonio. Es decir, es un recuento detallado y sistematizado de los elementos que componen el patrimonio.

Un inventario contable es aquel que está expresado en unidades monetarias y se elabora a partir de los datos que suministra la contabilidad. Un inventario extracontable es el que se elabora con independencia de los datos contables, después de haber realizado una inspección física del patrimonio, hay dos tipos:

• De almacén—como mínimo hay que hacer 1 al año
• De caja—se realiza diariamente

Otros inventarios son:

• De Gestión—cualquiera de los que se hacen durante el ejercicio
• De Liquidación—cuando la empresa se va a liquidar y va a desaparecer
• De Intervención o Judicial—como consecuencia de un mandato judicial

Formato del inventario:

• ENCABEZAMIENTO: son datos de identificación y tiene que figurar obligatoriamente el Nº de inventario y el nombre del titular de la entidad
• CUERPO O PARTE CENTRAL: se expone la relación de los elementos generalmente en este orden:
• Elementos de Activo—ordenados de más a menos disponibilidad
• Elementos de Pasivo—ordenados de más a menos exigibilidad
• CERTIFICACIÓN Y FIRMA: una forma de certificación puede ser:
• D/Dña. Certifica que el presente inventario asciende a......pts. para que así conste
• Fecha
• Firma

ASIENTOS DE APERTURA. LA CONSTITUCIÓN

Es la anotación que recibe el Libro Diario al comienzo del ejercicio. Si es el 1º en la vida de la empresa lleva el nombre de asiento de Constitución.

El asiento de apertura es una expresión formal que tiene por objeto abrir las cuentas cerradas en el ejercicio anterior con lo cual, se asegura la continuidad de unos ejercicios a otros. De este modo, en el Debe se anotarán las cuentas con saldo deudor referentes al ejercicio anterior y en el Haber las cuentas de saldo acreedor.

CONTABILIDAD DURANTE EL EJERCICIO

Consiste en dar forma contable a lo que previamente se ha identificado, medido y valorado con el análisis precontable, es decir, de las transacciones reales que la empresa realiza a lo largo del ejercicio.
Tales transacciones pueden ser:

• OPERACIONES CORRIENTES—son las habituales en la vida de la empresa. No condicionan a la empresa a largo plazo, sino que suponen variaciones en la renta y riqueza a lo largo de un solo ejercicio.
• OPERACIONES DE CAPITAL—esporádicas, que condicionan a la empresa a medio y largo plazo ya que hacen cambiar su estructura económica y financiera de carácter permanente.

BALANCE DE COMPROBACIÓN DE SUMAS Y SALDOS

Periódicamente es necesario comprobar los libros contables, y esto se lleva a cabo con inventarios extracontables y con el Balance de Comprobación de Sumas y Saldos.
Este balance es un resumen de anotaciones del Mayor, el cual, sirve como base para confeccionar el balance.

CONTABILIDAD AL CIERRE DEL EJERCICIO

Se realizan anotaciones formales, es decir, que no reflejan ninguna operación real y el objetivo es determinar el rendimiento del ejercicio y conocer la situación del patrimonio al finalizar el período, ambos objetivos se logran con las Cuentas Anuales.

Las etapas a seguir son las siguientes:

Balance de Comprobación del 4º Trimestre más el Inventario Extracontable

Determinar el Resultado:

PERIODIFICAR—Separar ingresos y gastos de este ejercicio con los del ejercicio siguiente

REGULARIZAR—Determinar el resultado

Determinar la situación patrimonial mediante:

Asiento de Cierre del Diario

Elaborar Cuentas Anuales

Balance de Situación

Cuenta de Pérdidas y Ganancias

Memoria